Tutto quello che c’è da sapere per fare l’inventario del tuo magazzino in poco tempo e senza errori, accontentando tutte le richieste dei tuoi clienti

Dimentica le lunghe ore passate in magazzino per la conta della merce. Bastano alcuni semplici accorgimenti, per trasformare l’inventario nello strumento più rapido e preciso per aumentare le vendite nei tuoi negozi.

 

Non ci sono scuse: oggi si fa l’inventario.

Dai, ripeti le tue solite lamentele:

  • “Lavoro tutto l’anno senza sosta”
  • “Devo correre dietro ai clienti, gestire i commessi e occuparmi anche del magazzino”
  • “Ogni volta che un cliente mi chiede un capo, devo scavare nel magazzino, senza trovarlo”
  • “Perdo ore e ore per fare l’inventario …e, se ciò non bastasse, devo pure chiudere il negozio per farlo”
  • “Ho sempre il dubbio di aver dimenticato qualcosa, e puntualmente sbaglio i calcoli”

 

Risultato:

  • non stai mai tranquillo
  • perdi un sacco di vendite
  • commetti una valanga di errori
  • togli giorni alle tue vacanze
  • paghi i commessi per stare ore in magazzino a contare la merce

Peggio di così, non si può!

 

Forse ti stai chiedendo: “Ma perché non posso fare come ho sempre fatto?”

Semplice! Perché è la tua rovina.

 

È arrivato il momento di trasformare le tue lamentele in un lontano ricordo.

Questa è l’ultima volta, non ti lamenterai più.

 

Sei pronto ad affrontare l’inventario in poco tempo e senza ansie?

La soluzione esiste e fa al caso tuo.

Prima di scoprirla insieme, però, facciamo un passo indietro e riordiniamo un po’ le idee.

Come il magazzino, anche le idee hanno bisogno di ordine.

 

L’inventario è l’elenco di tutti gli articoli “in giacenza”, cioè al momento invenduti, nel negozio e nel magazzino.

Va fatto e ripetuto con scadenza regolare.

Soprattutto in ambito moda, dove le tendenze cambiano in fretta e richiedono sempre nuovi ordini di merce.

Se lo affronti nel modo giusto, si può fare eccome.

 

Con soli 2 click puoi scattare la fotografia esatta delle giacenze del tuo negozio di abbigliamento, calzature, accessori o articoli sportivi: non è male come idea.

Trasformala in realtà, con alcuni accorgimenti in apparenza banali, che molti dei tuoi concorrenti sottovalutano.

Scopriamo una ad una le 5 fasi da seguire.

 

1. Liberati da ciò che non ti fa guadagnare

Iniziamo da un’azione molto semplice, ma fondamentale.

Come prima cosa, elimina le scorte eccessive,

cioè i resi inutilizzabili e gli articoli fallati.

Questo materiale non ti porta nessun guadagno considerevole, occupa solo spazio inutilmente.

Via dal tuo magazzino!

 

Fai delle promozioni a prezzi ultra-vantaggiosi.

Ma attenzione: la presentazione fa la differenza!

Evita l'”effetto mercato” con la merce disordinata all’interno di un unico box.

Rischi di trasmettere l’idea sbagliata al cliente …che invece deve sempre percepire che i tuoi prodotti sono di qualità, nonostante il prezzo super scontato.

 

Ora stampati in testa una parola: ORDINE!

Niente più.

Con questo obiettivo, passiamo alla seconda fase.

 

2. Un magazzino in ordine vende di più

A questo punto, organizza gli spazi con mensole, scaffali a più piani e contenitori da riempire con la tua merce

…e ricorda, averne qualcuno in più vuoto per i periodi di maggior lavoro, è sempre una mossa vincente.

È buona regola fissare all’esterno di ogni scaffale un foglio in formato A4, con una lettera maiuscola, una forma o un breve nome di fantasia che identifichi esattamente quello scaffale, anche con una rapida occhiata.

 

Lavorare in altezza è il segreto per posizionare la merce e lasciare libero lo spazio per il passaggio.

Quindi suddividi i ripiani dall’alto verso il basso.

Raccogli la merce uguale per ripiani:

tutti i cardigan da una parte, tutte le maglie girocollo da un’altra, tutte le camicie da un’altra ancora.

In ogni ripiano, crea delle pile di capi della stessa dimensione: un capo XS piegato deve avere la stessa forma di un capo XXL.

In questo modo si evitano quelle pile disordinate di capi che crollano, con conseguente disordine e perdita di informazioni.

Per comodità, posiziona la taglia più grande sotto e la taglia più piccola sopra.

 

Conoscere i prodotti più venduti nel tuo negozio è importante, sia per le tue strategie di vendita sia per la gestione del tuo magazzino e inventario.

I capi che piacciono di più ai tuoi clienti devono occupare le aree più accessibili del magazzino, così sarà più semplice e meno faticoso andarli a recuperare e portarli in negozio.

Mentre i prodotti meno richiesti possono stare nelle retrovie.

 

Prova ad immaginare: una ragazza è appena entrata nel tuo negozio e si è letteralmente innamorata di quel paio di scarpe col tacco alto, in vernice nera.

Lei calza il 37, ma a scaffale il suo numero non c’è.

Sta per lasciare il tuo negozio con enorme delusione …quando arrivi tu, le offri il tuo aiuto, vai in magazzino e, in pochi secondi, torni fuori con il paio di scarpe dei suoi desideri!

La soddisfazione è doppia perché la tua cliente pensava di non trovare quelle scarpe, invece tu hai esaudito il suo desiderio.

Ai suoi occhi sei un eroe!

Ti sei appena guadagnato una cliente che si fida di te anche per i prossimi acquisti e che parla bene di te con tutte le sue amiche e colleghe di lavoro.

 

Ottima mossa.

Dopo aver organizzato gli spazi e messo in ordine tutti gli articoli, sei pronto per contare la merce da vendere.

 

3. Calcola il numero dei tuoi articoli senza errori

Quante volte ti sarà capitato di chiedere ai tuoi collaboratori la disponibilità di un giorno per fare l’inventario …e invece finiva sempre che ce ne volevano almeno due?

Senza contare che, dovendo venire al lavoro anche il giorno dopo, i tuoi ragazzi erano ovviamente di cattivo umore.

Seguendo questo metodo efficace, non dovrai più chiedere un giorno in più per fare l’inventario.

 

Tradizionalmente, l’inventario viene svolto, a scelta, in 2 modalità:

  1. In un tempo unico. Il negozio è chiuso al pubblico per uno o più giorni per poter contare il totale della merce. Il vantaggio è di fare tutto in una volta, lo svantaggio è di tenere chiuso il negozio.
  1. In tempi diversi. Si evitano chiusure straordinarie del negozio e si controlla una piccola porzione del magazzino alla volta. Il vantaggio è di tenere aperto il negozio, lo svantaggio è di fare l’inventario a rilento.

 

Finora, probabilmente anche tu ti sei trovato a mettere sulla bilancia vantaggi e svantaggi …e a scegliere tra le soluzioni possibili, “la meno peggio” per la tua attività.

Oggi, l’aiuto più grande che puoi ricevere è quello della tecnologia.

Un software per la gestione dell’inventario di magazzino:

  • calcola in automatico la merce, in base ai movimenti di magazzino
  • non richiede giorni di chiusura
  • alleggerisce il carico di lavoro dei tuoi commessi
  • riduce al minimo la possibilità di commettere errori
  • …in altre parole, ti semplifica la vita!

 

Ma ora vediamo come organizzare l’inventario del tuo magazzino, in base alle dimensioni della tua attività.

 

4. L’inventario perfetto per i negozi di moda

Se gestisci una piccola attività, in fase di calcolo, usa dei fogli elettronici realizzati con Excel e contenenti delle tabelle.

Riempi le tabelle con le informazioni di ogni singolo articolo.

Così facendo, i prodotti sono ben suddivisi e schedati.

Vedrai che le operazioni successive di aggiornamento dei dati, saranno senz’altro più veloci.

Nota bene: tieni sempre a portata di mano un blocco per le note, penne, evidenziatori di colori differenti e una calcolatrice …se ti serviranno, non avrai bisogno di cercare.

 

Se possiedi, invece, vari negozi, hai per forza bisogno di un aiuto tecnologico.

Prima di vedere in cosa consiste questo “aiuto”, vale la pena fare 2 precisazioni sul tuo settore.

 

L’inventario nei negozi di abbigliamento, calzature e accessori merita un’analisi più approfondita.

I) Il settore Moda organizza le sue attività in 2 stagioni specifiche dell’anno: primavera/estate e autunno/inverno.

Questi 2 periodi si legano anche alla gestione del magazzino di un negozio, infatti:

  • l’inventario è programmato per la fine della stagione corrente e
  • i nuovi articoli vengono acquistati in previsione della nuova stagione

 

II) Quindi, non esagerare con gli ordini.

È sempre meglio vendere tutta la merce nel corso della stagione prevista, piuttosto che riempire il magazzino di prodotti in eccesso.

Al termine della stagione, le eventuali giacenze devono essere vendute durante i saldi.

In caso contrario, dovrai deprezzare la merce invenduta, il che cambierà il valore del magazzino nell’inventario successivo.

 

Queste caratteristiche specifiche del mondo della Moda, rendono le catene di negozi particolarmente adatte all’impiego di programmi software per la gestione del magazzino.

Meglio se abbinati all’uso di tablet e altri dispositivi mobili in grado di leggere i codici a barre.

Usare i codici a barre in questa fase, ti fa fare la differenza.

Ed è proprio questo l’”aiuto” che ti avevamo anticipato.

Spieghiamo meglio di cosa stiamo parlando.

 

5. Per gestire meglio il magazzino, usa i codici a barre

Ma che cos’è il codice a barre? …te lo sarai chiesto almeno una volta.

Il codice a barre, detto anche barcode, è una serie di linee verticali e numeri.

Ogni codice è stampato su un’etichetta che identifica un prodotto ben preciso.

Non puoi rimandare, c’è da etichettare tutto il materiale

…in fin dei conti è un’operazione facile e molto rapida.

Attenzione: Devi mettere un’etichetta proprio a tutto, sia i capi esposti in negozio, sia i capi posti a magazzino.

 

In commercio esistono diversi tipi di etichettatrici. La scelta dipende dall’uso che devi farne.

Per negozi di piccole dimensioni ti sarà sufficiente un’etichettatrice semplice e maneggevole. Puoi acquistarle facilmente nei negozi di articoli per l’ufficio oppure online.

Per grandi catene di negozi, serve invece una stampante portatile più potente e professionale per stampare un numero maggiore di etichette. In questo caso bisogna ricorrere ad un rivenditore specializzato.

 

Con il codice a barre su tutti i tuoi prodotti, fare l’inventario sarà una passeggiata.

Ti sarà sufficiente passare periodicamente in rassegna i singoli oggetti, leggendo i codici a barre.

E non dovrai neanche spostare i tuoi articoli dagli scaffali.

Risultato:

  • articoli riconosciuti tramite codice a barre
  • dati aggiornati in automatico
  • tempo di lavoro dimezzato

 

Per leggere i codici a barre hai bisogno di un dispositivo in grado di trasmettere le informazioni al programma gestionale.

Stiamo parlando dei palmari con lettore di codici a barre.

Anche in questo caso, la gamma di dispositivi tra cui scegliere è molto vasta. Tutto dipende dal carico di lavoro e dalle condizioni d’uso. In linea di massima, il consiglio è di consultare un catalogo e fare un ordine direttamente al rivenditore specializzato.

 

 

Se ti serve un aiuto da esperti per far funzionare al meglio il tuo magazzino, affidati a chi affronta tutti i giorni i problemi di gestione dei negozi di Moda.

Ti aiuteremo a scegliere gli strumenti tecnologici adatti alla tua realtà …così non corri il rischio di fare spese sbagliate.

Premi QUI e  inserisci i tuoi dati nel form che ti compare, per avere una consulenza gratuita e personalizzata

 



Andrea Albertin
Andrea Albertin
Maxima – GShop Retail
Co-fondatore di Maxima, aiuto aziende di moda con punti vendita a risolvere i loro problemi quotidiani. Lo faccio, assieme al team di GShop, fornendo soluzioni tecnologiche specifiche per il mondo Fashion Retail.


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